仕事の悩み

電話応対が苦手ならメールをメインに仕事しよう。ミスも減って良いことしかない。

電話応対が苦手ならメールをメインに仕事しよう。ミスも減って良いことしかない。

こんにちは、ゆきみん(@yukimin_jp)です。

この記事では、電話応対が苦手な方でもスイスイ仕事がこなせるシンプルな方法をご紹介します。

「電話がかかってくると頭が真っ白になって何も入ってこない」

「伝えるべきことを伝えられないまま電話が終わった」

こんな経験がある方は、ぜひご一読ください!

ゆきみん
ゆきみん
みんな一緒、心配しなくて大丈夫だよ〜

電話応対が苦手ならメールをメインに仕事しよう

電話応対が苦手ならメールでいい
実際私も電話応対はめちゃくちゃ苦手です。

下手したら顔を合わせて話すよりも緊張してるかも。

相手の話にうなずくだけで精一杯で、まったく話が頭に入ってこないんですよね…。

経験を重ねればマシになってくるかとも思いましたが、案外そういうわけでもなく。笑

散々悩んだ結果、私が辿り着いたのは

「伝達手段はメールをメインにする」

というシンプルな方法でした。

電話は補助的に使う。電話の最後に一言添えよう

電話応対

電話が苦手だと悩んでいる方の多くは、「相手の言うことを100%聞き取って、こちらもハキハキと話す」のがゴールだと思いがち。

でも、そんなのはハッキリ言って不可能です。

自分が要件があって電話したのに、相手が新たな話を出してきて混乱することもあるでしょう。
そもそも、相手がこちらに伝えるべきことをすべて話せたかどうかすら、私たちでは確認できません。

電話の最後に一言添えて、確実な証拠を作っておく

言わずもがな、電話をするのは「潤滑に仕事を進める」ためです。

電話によってその目的が行方不明になるのは避けたいですよね。

そこでおすすめしたいのが、電話の最後に

「これからメールするので確認していただけますか?」

を添えること。

 

電話はあくまで補助ツール。
電話が苦手な方は下記を徹底してみてください!

  • こちらからかける場合
    →伝えるべき内容を文字に起こし、メールで再度確認してもらう

  • 相手からかかってきた場合
    →相手から聞き取った内容を文字に起こし、メールで再度確認してもらう

「電話で話したのにメールで確認し合うなんて手間がかかって面倒…」

と思われるかもしれませんが、経験上、このやり方の方が結果的にミスも起こりにくく、効率的です。

また、ビジネスの場では「言った言わなかった」が問題になることもありますが、メールはきちんと証拠が残るので、その心配もありません。

さらに「きちんと仕事をする人」という印象を持ってもらえたりと、良いことづくめです。

ゆきみん
ゆきみん
結果的にこっちの方が効率的だよ

電話はニュアンスを伝えるツールだと考えよう

電話が苦手で、正直大嫌い(笑)な私ですが、電話が大事だと言う意見も分かります。

特に急ぎの用事の場合は電話で相手を急かすことも大事でしょうし、細かいニュアンスを伝えるためには電話も有効だったりします。

本当に仕事ができる人は、電話が上手な人なのではなく、いろんなツールを使いこなせる人。

苦手な電話とも上手く付き合っていきたいですよね。

【動画】電話応対が苦手な内向型さん用テクニック

こちらのブログの内容はYouTubeでもお話しています。

後半、電話応対の緊張をほぐすためのちょっとしたヒントもご紹介しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。

ゆきみん
ゆきみん
焦らず。焦らず。

ABOUT ME
ゆきみん
ゆきみん
大手メーカーを4年で退職、「会社辞めても楽しく暮らしていけるよ!」をお伝えしたくて、ブログを書いています。